Intermat moderniza na aquisição de arquivos deslizantes

O Instituto de Terras de Mato Grosso (Intermat), em busca de agilidade e preservação dos seus documentos, se moderniza com a aquisição de arquivos deslizantes para atender o setor de Gerência de Acervo Fundiário e Titulação (GAFT).

Com capacidade para armazenar mais de 50 mil processos, o sistema de arquivo deslizante é vedado e montado sobre trilhos fixados no piso, possui sete módulos de dois lados cada um, e nove estantes com capacidade para guardar 9 mil pastas com documentos. Além da economia no espaço físico, o uso deste tipo de arquivo possibilita uma armazenagem mais higiênica e oferece segurança, pois somente poderá ser aberto com uso de uma chave.

O Intermat investiu R$ 500 mil para modernizar e facilitar o trabalho do setor. O novo sistema de arquivo adota o método numérico seqüencial com uso de cores na montagem das pastas, o que facilita a localização de documentos. De acordo com a gerente do arquivo, Rosimeri Rebonato, o Intermat guarda cerca de 60 mil processos, que ficavam armazenados em caixas e estantes abertas. Mas segundo a gerente, ainda não dá para estimar com exatidão o número de documentos arquivados, o que só será possível depois da conclusão dos trabalhos de revitalização do arquivo.

A gerente fala das dificuldades de localizar processos, “tudo era uma questão de sorte, ocorria muito alguém deixar processo fora do lugar, em município trocado, a gente não tinha controle e isso dificultava na hora de encontrar. Às vezes demorava semanas para localizar um processo”, explica.

Todos os documentos de terras do Estado estão guardados no arquivo do Intermat, que exerce a função de registrar e expedir títulos definitivos de áreas do Estado. No arquivo estão, por exemplo, documentos de antigas sesmarias e parte do acervo da extinta Codemat (Empresa de Colonização de Mato Grosso).

O Acervo Fundiário funciona como se fosse um cartório, “é na verdade o coração do órgão, se ele não funciona, ninguém consegue trabalhar e o Instituto pára”, fala Marco Aurélio, funcionário de carreira, 28 anos no Intermat. O arquivo é responsável pela expedição de certidões, mosaicos, confirmação de autenticidade de títulos e ainda presta informações de terras ao público. Todo documento que entra no Intermat é registrado em livros e na forma de processos para evitar falsificações.