Tribunal de Contas dá início ao serviço de triagem no protocolo

Documentos que não respeitarem a Triagem não serão protocolados no Tribunal de Contas do Estado a partir desta quinta-feira. A nova norma evitará o retrabalho e agilizará a apreciação de processos.

A Triagem de todos os documentos a serem protocolados no Tribunal de Contas do Estado de Mato Grosso (TCE) entra em vigor nesta quinta-feira (01/04) para garantir rapidez na apreciação dos processos. O novo serviço vai proporcionar agilidade, uma vez que evitará o retrabalho. Antes da Triagem todos os documentos eram protocolados sem uma verificação prévia. Com isso a falta de qualquer item implicava em atraso na tramitação.

O novo serviço de recebimento de documentos no Setor de Protocolo conta agora com o manual de “Orientação e Remessa para Documentos”. “Com a Triagem, os processos têm de conter todos os itens do manual, caso contrário voltam para origem”, disse o funcionário do setor de Protocolo, Silvio de Oliveira Filho.

Os gestores públicos tiveram seis meses para se adequar a essa nova norma do TCE, já que a Instrução Normativa número 02/2003 foi aprovada durante a sessão plenária do dia 14 de agosto de 2003. “Quando a documentação era protocolada sem exigências do TCE, em muitos casos, nós tínhamos que refazer os processos”, informou o líder do Departamento de Expediente, Oziel Martins da Silva.

Oziel Martins explicou que todo documento protocolado vai diretamente para o setor de Expediente, que distribui para os conselheiros relatores do processo. Quando falta documentos, o processo faz o caminho inverso e volta ao gestor público. Segundo ele, muitas vezes o processo chegava, era encaminhado para o relator e, após início da análise, acabava voltando por falta de uma documentação específica. “Com a Triagem, os processos serão resolvidos rapidamente, já que o jurisdicionado não poderá protocola-los sem a documentação exigida”, complementou a coordenadora de Auditoria do TCE, Risodalva Castro.

Para se adequar ao novo sistema de recebimento de documentos, houve reestruturação do Setor de Protocolo, com balcão rebaixado, novos computadores e mais quatro atendentes. “Antes eu trabalhava sozinho porque não havia necessidade de verificar a documentação que chegava”, explicou Oliveira Filho, referindo-se à mudança que exige do atendente a verificação de todos os documentos.

A coordenadora da Auditoria, que também foi uma das responsáveis pela elaboração desse projeto, ainda destaca que os documentos devem ser apresentados na ordem alinhada no manual e, ainda, ter suas folhas numeradas e rubricadas, com índice que informe a paginação de cada documento. Além dessas regras, no ofício de encaminhamento dos documentos precisa constar a indicação do assunto ou do processo a que se refere, assim como o CPF, RG e endereço do ordenador da despesa.

Caso sejam apresentados documentos que não obedeçam às regras estabelecidas no manual, os mesmos não serão protocolados e ainda serão devolvidos com relatório informando os itens ausentes ao remetente, que deve arcar com as despesas de correio.