Comuns em grandes corporações, os programas de computador feitos sob medida para auxiliar na gestão têm se tornado uma alternativa às tradicionais planilhas também para pequenas empresas. Além de representarem um facilitador da administração, os softwares têm se popularizado graças ao maior número de exigências fiscais do governo.
Uma das inovações fiscais que tem obrigado os micro, pequenos e médios empreendedores a vigiarem de perto seus negócios com programas especializados é a exigência da nota fiscal eletrônica. Ela não só substitui a nota de papel em muitos casos, como permite uma vigilância muito mais apurada do fisco.
"Quando uma empresa solta a nota, o governo já pode verificar se o CNPJ Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica da empresa existe, se o item vendido bate com os itens comprados, o valor cobrado etc.", explica Ailton Breves, diretor de negócios da Delta Decisão, empresa especializada em implantar softwares de gestão.
Cláudio Conz, presidente da Associação Nacional dos Representantes de Material para Construção (Anamaco), avalia que softwares de gestão se tornaram mais necessários. "Hoje, um comerciante precisa ter auxílio de tecnologia com a questão fiscal porque mecanismos como a nota fiscal eletrônica podem gerar um grande número de problemas", diz.
Como escolher um software
Segundo Ailton, hoje já há programas voltados especificamente para pequenas empresas, que são em geral mais maleáveis e têm um preço mais acessível do que antigamente. O especialista explica que o uso de sistemas tem crescido nos principais setores da economia: serviços, varejo e indústria.
Um sistema integrado faz com que menos documentos tenham que passar por vários setores de uma empresa, o que diminui o risco de perdas ou alterações erradas. "Assim que a mercadoria chega, é emitida uma nota enviada para toda a cadeia, da área de compras até a fiscal, o que tira a necessidade de o documento ficar circulando", conta Ailton. Dessa forma, o sistema prepara e disponibiliza automaticamente todos os dados que virão a ser exigidos pelos vários departamentos, assim como pelo próprio governo, poupando tempo e evitando erros.
A automação também torna mais difíceis práticas comuns em pequenas empresas, como a utilização do dinheiro do caixa para compras pessoais ou a utilização pessoal de produtos do estoque. "Você teria que fazer uma retirada do dinheiro para utilizá-lo, e precisaria de documentos para levar o produto", exemplifica Ailton.
Como o software se encarrega de fazer cálculos que demorariam mais se feitos com planilhas, é possível também acompanhar muito mais de perto o faturamento do negócio, por exemplo.
O custo de um software varia muito de acordo com a empresa. Além da licença a ser paga pela utilização do produto, também é necessário arcar com os custos de sua implantação. "Os preços que a Delta cobra variam de R$ 7 mil a R$ 250 mil", diz Aníbal.
Para empresas que ainda não podem arcar com esse tipo de gasto, mas querem melhorar sua gestão, uma alternativa é o uso de planilhas hospedadas na "nuvem", ou seja, em servidores acessados pela internet. O programa Google Docs, assim como versões gratuitas do Microsoft Excel, possibilitam que se crie planilhas on-line. "Os dados podem ser acessados de qualquer computador e compartilhados com quantos funcionários for necessário", explica Maurício Salvador, sócio-diretor da Ecommerce School.
Uma das inovações fiscais que tem obrigado os micro, pequenos e médios empreendedores a vigiarem de perto seus negócios com programas especializados é a exigência da nota fiscal eletrônica. Ela não só substitui a nota de papel em muitos casos, como permite uma vigilância muito mais apurada do fisco.
"Quando uma empresa solta a nota, o governo já pode verificar se o CNPJ Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica da empresa existe, se o item vendido bate com os itens comprados, o valor cobrado etc.", explica Ailton Breves, diretor de negócios da Delta Decisão, empresa especializada em implantar softwares de gestão.
Cláudio Conz, presidente da Associação Nacional dos Representantes de Material para Construção (Anamaco), avalia que softwares de gestão se tornaram mais necessários. "Hoje, um comerciante precisa ter auxílio de tecnologia com a questão fiscal porque mecanismos como a nota fiscal eletrônica podem gerar um grande número de problemas", diz.
Como escolher um software
Segundo Ailton, hoje já há programas voltados especificamente para pequenas empresas, que são em geral mais maleáveis e têm um preço mais acessível do que antigamente. O especialista explica que o uso de sistemas tem crescido nos principais setores da economia: serviços, varejo e indústria.
Um sistema integrado faz com que menos documentos tenham que passar por vários setores de uma empresa, o que diminui o risco de perdas ou alterações erradas. "Assim que a mercadoria chega, é emitida uma nota enviada para toda a cadeia, da área de compras até a fiscal, o que tira a necessidade de o documento ficar circulando", conta Ailton. Dessa forma, o sistema prepara e disponibiliza automaticamente todos os dados que virão a ser exigidos pelos vários departamentos, assim como pelo próprio governo, poupando tempo e evitando erros.
A automação também torna mais difíceis práticas comuns em pequenas empresas, como a utilização do dinheiro do caixa para compras pessoais ou a utilização pessoal de produtos do estoque. "Você teria que fazer uma retirada do dinheiro para utilizá-lo, e precisaria de documentos para levar o produto", exemplifica Ailton.
Como o software se encarrega de fazer cálculos que demorariam mais se feitos com planilhas, é possível também acompanhar muito mais de perto o faturamento do negócio, por exemplo.
O custo de um software varia muito de acordo com a empresa. Além da licença a ser paga pela utilização do produto, também é necessário arcar com os custos de sua implantação. "Os preços que a Delta cobra variam de R$ 7 mil a R$ 250 mil", diz Aníbal.
Para empresas que ainda não podem arcar com esse tipo de gasto, mas querem melhorar sua gestão, uma alternativa é o uso de planilhas hospedadas na "nuvem", ou seja, em servidores acessados pela internet. O programa Google Docs, assim como versões gratuitas do Microsoft Excel, possibilitam que se crie planilhas on-line. "Os dados podem ser acessados de qualquer computador e compartilhados com quantos funcionários for necessário", explica Maurício Salvador, sócio-diretor da Ecommerce School.
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