TCE responde consulta sobre descarte de documentos

Em consulta formulada pelo prefeito de Lucas do Rio Verde, Marino José Franz, o Pleno do Tribunal de Contas de Mato Grosso informou que os documentos públicos digitalizados que possuam certificado digital e valor jurídico probatório dispensam a sua manutenção física. O processo da consulta foi relatado pelo conselheiro José Carlos Novelliu.

De acordo com a manifestação do relator, todo e qualquer documento produzido ou recebido pela Administração no exercício de suas funções deve ser devidamente arquivado para viabilizar consulta a quem interessar. Esclarece, ainda, que o prazo de eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público varia de acordo com a classificação, temporalidade e destinação desses documentos, respeitada a legislação de cada ente público.

A consulta foi apreciada durante a sessão plenária realizada nesta terça-feira (26/2). O conselheiro José Carlos Novelli opinou pelo encaminhamento de cópia dos pareceres da Consultoria Técnica e do Ministério Público no TCE ao prefeito do município.

Leia abaixo à íntegra do Voto

DECLARAÇÃO DE VOTO

Preliminarmente, conheço da presente consulta, uma vez que formulada em tese sobre matéria de competência desta Corte e subscrita por autoridade legítima, nos termos do art. 48 da Lei Complementar nº 269/2007, e preenche na íntegra os requisitos de admissibilidade.

No mérito, acolho o Parecer nº 155/CT/2007 da Consultoria Técnica, presente às fls. 05 a 11-TC, para que a redação do Acórdão nº 961/2007 da Consolidação de Entendimentos receba um acréscimo referente ao uso e arquivamento de documentos eletrônicos com certificado digital.

Contudo, os documentos permanentes de valor histórico, probatório e informativo, embora digitalizados, não deverão ser eliminados, conforme previsão contida no artigo 8º, § 3º da Lei 8.159/1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados:

“art. 8º […] § 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.

[…] Art. 10º Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.”

Ainda, o Decreto nº 4.553/2002 que dispõe sobre a salvaguarda de dados, informações e materiais sigilosos de interesse da segurança da sociedade e do estado, estabelece que:

“art. 36. Os documentos de valor histórico, probatório e informativo não podem ser desfigurados ou destruídos, sob pena de responsabilidade penal, civil e administrativa, nos termos da legislação em vigor.”

Pelo exposto e com os fundamentos constantes às fls. 05 a 11/TC, voto acolhendo o Parecer Ministerial nº 052/2008, para que a redação final do Acórdão nº 961/2007 seja como segue:

“Acórdão nº – complementando o Acórdão nº 961/2007. Controle Interno. Documentos públicos. Digitalização e certificação. Arquivo Público. Critérios para expurgo. Necessidade de legislação local. Possibilidade de utilização subsidiária da Resolução CNAP nº 14/2001.”

Observada a legislação pertinente, os documerntos públicos digitalizados possuidores de certificação digital e o valor jurídico probatório dispensam a manutenção de sua forma física, exceto aqueles de valor histórico, probatório e informativo e – Independentemente da forma de arquivamento, física ou eletrônica – todo e qualquer documento produzido ou recebido pela administração no exercício de suas funções deve ser devidamente classificado e guardado para que sua consulta seja franqueada a quantos dela necessitem.

O prazo para expurgo de documentos públicos não é único, varia de acordo com a classificação, temporalidade e destinação do documento, previstos na lei específica de cada ente. Caso não exista esta lei, o Poder Público poderá utilizar, subsidiariamente, a Resolução nº 14/2001, do Conselho Nacional de Arquivos Públicos, que dispõe sobre a eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público.

Voto, ainda, pela remessa ao consulente de fotocópia dos Pareceres de fls. 05 a 11TC e 12 e 13TC, bem como do inteiro teor deste relatório e voto.

Gabinete de Conselheiro, em Cuiabá, 18 de fevereiro de 2008.

Conselheiro JOSÉ CARLOS NOVELLI

Relator