Mais de oito mil documentos são conservados no Arquivo Público da Beira-Rio

Guardando e preservando parte da história do Estado de Mato Grosso, o Anexo Beira Rio do Arquivo Público de Mato Grosso conta com um arquivo de mais de oito mil documentos. A unidade está situada em um galpão localizado na avenida Beira Rio, e em 17 de março completará um ano. Entre os documentos mantidos pelo Anexo estão os do Arquivo Setorial da SAD: folhas de pagamento, empréstimos e contratos de servidores públicos estaduais da Secretaria de Estado de Administração (SAD). Documentos das Secretarias de Estado de Justiça e Segurança Pública (Sejusp) e de Saúde (Ses) também são conservados na unidade.

O acervo inclui alguns documentos do Arquivo Público, além de documentos do Instituto de Terras de Mato Grosso (Intermat) e parte dos documentos do extinto Instituto de Previdência de Mato Grosso (Ipemat). Só do Ipemat são mais de quatro mil documentos. O processo de armazenamento dos documentos ocorre sempre que um órgão é extinto (no caso do Ipemat), ou somente para preservação e conservação do documento, caso haja a necessidade de pesquisá-lo e consultá-lo (Arquivo Setorial da SAD e Intermat).

A equipe de pessoas que trabalha na unidade é composta por cinco servidores. A gerente administrativa, Joana Izabel Gonçalves, destaca que o trabalho realizado pela equipe é árduo e constante. “Todos os documentos aqui encontrados foram informatizados, para dar mais agilidade ao processo de busca para consulta. Todos os documentos receberam códigos e foram arquivados de forma numérica, alfabética e cronológica”. Joana esclarece que antes a procura por um documento levava, em média, de uma semana a um mês. “Hoje, essa procura não leva mais que 20 minutos”.

A servidora Cleide Sofia Franco de Moura tem 27 anos de Estado e é orientadora e arquivista da equipe. Segundo Cleide, o processo usado para arquivar os documentos é minucioso e requer cuidado. “Primeiro nós fazemos uma triagem. Os documentos são catalogados, há todo um processo”.

A arquivista diz que agora a equipe está realizando a triagem dos documentos para aplicar a Tabela de Temporalidade. “Alguns documentos têm um prazo de validade, e devem ser descartados quando esse prazo expira. Caso contrário eles caracterizarão ônus para o estado, pois é necessário espaço para guardá-los, além de outras despesas. E para determinar quais documentos são permanentes ou não, uma comissão formada por técnicos, assessores jurídicos e outros irá analisá-los, para ver qual a viabilidade de se manter alguns documentos arquivados e expurgar os que só estão tomando espaço, tempo e dinheiro”.

Atendimento – A gerente administrativa do Anexo alerta os servidores que o atendimento é feito apenas internamente. Não há atendimento ao público. O servidor que precisar de algum documento que eventualmente se encontre sob a responsabilidade da Unidade Beira Rio deverá, primeiro, dar entrada junto a Coordenadoria de Protocolo da SAD. A coordenadoria por sua vez encaminhará o pedido para o Arquivo Público, que enviará a solicitação para o Anexo.

“Muitos servidores vêm a procura de inúmeros documentos referentes a diversos assuntos: pensão, certidão, processos jurídicos, fichas médicas, e quando chegam aqui não são atendidos, porque essa não é nossa função. Por isso é extremamente importante que os servidores fiquem cientes que o atendimento é realizado na Coordenadoria de Protocolo”, explica Joana.