Processos poderão ser consultados pela Internet

O Centro de Processamento de Dados de Mato Grosso (Cepromat) está implantando um novo sistema de protocolos, que vai gerar economia e agilidade, tanto para a empresa quanto para os usuários. De acordo com a diretora Administrativa do Cepromat, Graziele Pichioni, o novo modelo vai atender de forma mais ágil às necessidades da empresa. “Isso não significa que o papel vai acabar, mas vai diminuir muito; não haverá necessidade de tantas anotações e assinaturas”, avalia.

Segundo a diretora, se um fornecedor de material de escritório quiser saber, por exemplo, como está o processo de pagamento de fatura, basta acessar o site da Secretaria de Administração (www.sad.mt.gov.br), clicar no item protocolo e digitar o número do processo. O sistema informa qual a situação imediatamente.

Outra vantagem é que para cada processo será usado apenas um número de protocolo. “Antes, se a documentação fosse enviada do Cepromat para outra Secretaria, o processo ganhava outro número e isso dificultava a localização”, diz a analista de TI da empresa, Célia Pereira.

O sistema traz, além disso, inúmeras facilidades para a instituição, como diminuição no tempo de trâmite, emissão de relatórios gerencias, estatísticas e, claro, economia, devido a redução no uso de papel e demanda de mão de obra. Todos os processos antigos, segundo Graziele, serão reorganizados e inseridos no sistema.

Também foi definida uma tabela de temporariedade de documentos. Isso significa que e os que estiverem com prazo vencido serão descartados. “Antes, tudo virava processo, agora, muitas coisas vão poder entrar como documento, só isso já é uma economia enorme para a empresa”, conclui Célia.

O sistema de protocolos foi desenvolvido pelo Cepromat, e é gerido pela Secretaria de Administração do Estado (SAD). A idéia é que todos os órgãos se integrem ao sistema, mas num primeiro momento, além da Administração e Cepromat, estão em fase de implantação no Detran, Sefaz e Seduc.