Digitalização de documentos reduz custos e tempo

Redução de custos, ganhos operacionais e facilidade na busca por informações. Essas são uma das vantagens da digitalização de documentos, um dos serviços oferecidos pela h.print. Com arquivamento eletrônico é possível chegar a uma economia com documentos aproximada de 40%.

Documentos em papel são facilmente danificados e se desgastam com o passar do tempo. Já os digitalizados ficam protegidos e prontamente recuperáveis. Além disso, durante a conversão de arquivos para o meio digital, é possível corrigir imperfeições. Imagens, sons e textos podem ser tratados e melhorar a qualidade desses documentos.

“A digitalização de documentos traz mais agilidade e eficiência tanto em atividades internas da empresa, quanto para o atendimento aos clientes. Economiza espaço físico e elimina custos de armazenamento e arquivamento, além de preservar o meio ambiente, pois diminui o uso do papel”, disse o gerente de TI da h.print, Lauro Mello.

As etapas da digitalização variam para cada empresa. Mas de forma geral, o primeiro passo é a preparação dos documentos (retirada dos arquivos das pastas, dos grampos, clips etc) para dar início à digitalização. Já com os arquivos armazenados no meio digital, é feito a indexação (de acordo com o cliente) que visa nomear e salvar tais documentos de forma que seja fácil de achá-los. Depois há o controle de qualidade para certificar a legibilidade de cada um.