Robotização da função fiscal

A área tributária tem exigido cada vez mais a elaboração de informações padronizadas, demandando um alto esforço na identificação, preenchimento e revisão das informações exigidas. Em um ambiente tributário que exige um número de obrigações acessórias muito maior do que o verificado em diversos países, temos, de um lado, o Fisco altamente informatizado, detentor de um volume gigantesco de dados bem organizados e cada vez mais preciso na fiscalização e, de outro, empresas que vêm enfrentando pressão para rever seus custos e elevar a eficiência em seus processos de gestão e produção.

Neste cenário, a automação de processos por meio de robôs de plataformas digitais (RPA – Robotic Process Automation) surge como uma alternativa de custo acessível e baixa complexidade para as empresas, capaz de proporcionar eficiências e redução dos custos com atividades padronizadas, repetitivas e baseadas em regras predefinidas, viabilizando a melhoria de seus processos, assertividade e velocidade de resposta.

Os robôs de plataformas digitais podem navegar em interfaces de sistemas movimentando dados e executando ações convencionais da mesma forma ser humano. No entanto, robôs com tais características não estão aptos a tomar decisões em substituição de um ser humano, embora já existam tecnologias capazes de reproduzir a nossa experiência cognitiva (aquilo que chamamos de inteligência artificial), valendo-se de um processo de reconhecimento e aprendizado de padrões observáveis em conjuntos de dados (aprendizado de máquina ou “machine learning”).

As vantagens que podem ser obtidas com a automação de atividades da função fiscal vão desde a geração de valor adicional para a organização, através da realocação do esforço humano para trabalhos de análise avançada, de alto valor agregado, até a proteção de valor em nível bastante granular, como resultado, por exemplo, da redução substancial de falhas e erros no preenchimento de obrigações acessórias, que podem gerar desembolso com multas ou o consumo de recursos importantes com defesas administrativas.

A automação por meio de robôs de plataformas digitais pode se seletiva, focando em áreas de atividade específicas da função fiscal e não necessariamente em todo o departamento. Isso traz muitas vantagens em termos de gestão de custos e programação de investimento, pois em situações de restrição orçamentária para investimento em robôs, o foco pode ser direcionado às atividades que proporcionem retorno mais rápido. Por exemplo, em atividades que estejam sendo executadas com o suporte de recursos adicionais terceirizados (por exemplo, registros manuais de notas de entradas, geração de relatórios de compilação de dados em planilhas eletrônicas etc.), a substituição do esforço desses terceiros por um robô pode proporcionar retorno quase que instantâneo, justificando uma alocação de orçamento de forma prioritária. Uma prova de conceito contribui com a confirmação da velocidade de retorno do investimento e pode ajudar a Administração na decisão de escalar o projeto de automação para outras atividades.

Em busca de melhores resultados, é essencial que gestores e analistas explorem em suas empresas atividades de ganho em processos com automação. Ao contrário do que se possa pensar, a robotização pode ser alcançada a custos bastante razoáveis, de forma muito rápida e não invasiva, já que os robôs de plataforma digital interagem com qualquer sistema de informática sem a necessidade de projetos onerosos de implementação ou integração.

Para dar início a um projeto de automação com o uso de robôs, o melhor caminho a seguir é primeiramente obter uma visão macro dos processos da função fiscal, para identificar a presença de atividades repetitivas, manuais, de baixo valor agregado, em relação às quais possam ser percebidos e mensurados ganhos de eficiência. Uma prova de conceito, em escala reduzida, ajudará a confirmar o potencial de vantagens e eficiências.

Em síntese, um projeto de automação na área fiscal com uso de robôs de plataformas digitais pode ser mais simples do que se imagina, além de se demonstrar muito eficiente em termos de redução de custos e elevação na qualidade das informações geradas para cálculos ou obrigações acessórias. Os projetos geralmente não são longos e a tecnologia tem ficado cada vez mais acessível em termos de custos envolvidos. Sem dúvidas, automação de atividades com o uso de robôs é um projeto que deve obrigatoriamente constar no plano de ação de todos os executivos à frente da função fiscal.

*Ricardo Varrichio e Bruno Brandão são, respectivamente, sócio e gerente da PwC Brasil