Organização e disciplina são base para empresas

Você já ouviu falar do sistema 5’S? Organizar espaços, diminuir o desperdício, aumentar a produtividade e promover a melhoria na qualidade dos processos são apenas alguns dos aspectos trabalhados de forma sistêmica por essa ferramenta de gestão.

A implantação de ideias e regras simples no dia a dia da empresa, baseadas no senso comum, produzem um alto impacto na rotina dos processos e na dinâmica das relações, transformando hábitos e crenças negativas em proatividade e resultados.

Mas por que 5S? Essas são as cinco palavras japonesas que representam os princípios dessa metodologia: Seiri – senso de utilização; Seiton – senso de organização; Seiso – senso de limpeza; Seiketsu – senso de padronização; e Shitsuke – senso de disciplina.

O primeiro passo é identificar tudo aquilo que mina os recursos, tempo, produtividade e lucros. A ideia é liberar o que não serve para reaproveitamento, venda para sucata, doações ou lixo. Além de tornar o ambiente mais leve, isso provoca nos envolvidos uma reflexão sobre o que é realmente importante, internalizando o conceito de equilíbrio, bom senso e produtividade.

“Um é bom, dois é demais” ou “Qual a última vez que você utilizou?” são exemplos de frases que auxiliam a fazer as escolha certas, sempre respeitando materiais com valor emocional (lembranças, imagens, artigos pessoais). É importante buscar o caminho do meio.

Logo trabalhamos o Seiton ou senso de organização. Afinal, cada coisa em seu lugar e um lugar para cada coisa? Nem sempre. Por isso é fundamental nas empresas manter tudo o que é necessário à disposição, com fácil acesso, nomenclatura padronizada e priorizando o que é mais utilizado.

Organizar significa definir formas de dispor, arrumar, ordenar documentos, informações, dados, revisitar os layouts e entender se estão funcionais. Manter a organização do ambiente de trabalho promove resultados imediatos, entre elas, economia de tempo, rastreabilidade e sensação de segurança para a execução das atividades.

Se por um lado organização gera facilidades, por outro, no passo seguinte, o Seiso trabalha na equipe o senso de limpeza para gerar um ambiente funcional e saudável, com os equipamentos mais conservados e reduzindo a possibilidade de acidentes.

Já no Seiketsu falamos do senso de higiene ou saúde e buscamos trabalhar aspectos relacionados à melhoria da qualidade de vida, criando condições que favoreçam o bem-estar, a saúde física, mental e emocional de todos.

A proposta é gerar um compromisso focado na mudança comportamental, de olho na qualidade das relações interpessoais e na estrutura física. Espera-se um aumento da percepção de segurança, melhoria da imagem e saúde dos funcionários, satisfação pessoal, prevenção de acidentes e controle das situações de estresse.

Para fechar o ciclo, é importante destacar a importância do Shitsuke, que significa senso de disciplina. Talvez esse seja o ponto mais importante de todo o sistema, pois é o elemento fundamental para o cumprimento e o comprometimento de cada um dos colaboradores.

É preciso que a partir desse ponto, os 5’S sejam incorporados à cultura organizacional como um novo hábito pelo qual toda a equipe deve buscar a manutenção e a execução diária, por meio da autodisciplina.

Todo processo de mudança necessita de monitoramento constante, para que as equipes possam avaliar e rever seus hábitos de acordo com as propostas implantadas. A partir do comprometimento, a transformação e os resultados serão a consequência de um trabalho em conjunto.

Se tem algo que a cultura japonesa nos ensina é que disciplina é liberdade. Além disso, sabemos que ela também é a mãe do sucesso. Então, vamos encarar a mudança de frente e fazer algo a respeito?

*Kelly Nunes, administradora pela UFMT, especialista em Gestão Estratégica Avançada, 20 anos de experiência em gestão empresarial, processos e planejamento estratégico e sócia proprietária da Nunes Brandão Consultoria Empresarial, krcnunes@terra.com.br.