Comunicação eficiente nas empresas

Nos comunicamos o tempo todo, seja de forma verbal, escrita ou não verbal. Se fazemos isso o tempo todo, por que ainda temos problemas de comunicação? Podemos inferir alguns aspectos que podem contribuir para uma ‘incomunicação’ como, nível educacional e cultural, diferença de gerações, ideologias e de personalidade.

E quando várias pessoas se reúnem em uma organização? Como lidar com essa diversidade se comunicando no ambiente empresarial? Segundo Peter Drucker, um dos principais gurus da administração, os ruídos na comunicação dentro de uma empresa são responsáveis por até 60% dos problemas corporativos.

E o que são esses ‘ruídos’ na comunicação? Normalmente são problemas referentes à transmissão ou recepção de informações, tarefas ou ordens, seja durante a execução de atividades ou reuniões que envolvam duas ou mais pessoas dentro de um ambiente empresarial.

Dados imprecisos em relatórios, e-mails mal escritos, comunicações verbais truncadas e incompletas, e outras formas de interferência impactam no trabalho e são mais comuns do que se imagina. Isso porque as atividades dentro da empresa são executadas por pessoas, com inúmeras diferenças que, ao lidar com grande número de informações diárias, podem fazer com que com alguma etapa importante se perca.

Não existe uma fórmula pronta para melhorar a comunicação organizacional, então, uma das maneiras é necessário estimular o uso de canais oficiais da empresa, promovendo uma cultura de formalização dos registros de pedidos e/ou de conversas.

Além disso, para que a comunicação tenha o efeito esperado, ela precisa ser clara. Comunicar-se não é apenas passar uma informação para frente, mas sim conseguir falar e ser entendido. Pode parecer banal, mas um erro clássico durante o processo é não confirmar com o interlocutor se a informação foi recebida e, principalmente, compreendida.

Especialmente para as pessoas que ocupam cargo de liderança, é importante compreender que cada um enxerga o mundo de uma forma particular e que nem sempre uma mensagem aparentemente ‘clara’ (para você) será compreendida (pelo outro). Assim, uma boa dica é perguntar ao receptor o que ele entendeu da sua mensagem, para ter certeza que foi entendida corretamente e que a execução será a esperada.

Utilizar o meio adequado, na hora certa, com linguagem clara, objetiva e se possível dentro de um padrão previamente combinado contribuem muito para a agilidade e melhoria da performance. Então, fique certo de que não haja abertura para melindres, conversas paralelas ou outros padrões de comportamentos inadequados que prejudiquem a performance das equipes.

Tenha em mente que o engajamento e motivação dos colaboradores é fundamental, por isso crie meios de diminuir conflitos e o hábito de oferecer feedbacks construtivos e periódicos, estimulando o senso de propósito dos profissionais envolvidos. Essa atitude gera mais autoestima, confiança e permite o desenvolvimento de todos.

Quando se diz que cada indivíduo é único não é algo dito aleatoriamente. Cada pessoa tem a sua própria construção de significados, o que influencia a forma de se expressar, a escolha das palavras, o tom da voz ou o meio utilizado, que são itens que sempre interferem.

Nesse sentido o papel do líder é fundamental, pois ele precisa entender como cada membro da sua equipe funciona e qual a melhor forma de se comunicar com cada um, para não agir de forma padronizada e evitar desgastes.

Dessa forma, mesmo diante de tantas diferenças e desafios, a empresa pode conquistar uma rica e eficiente comunicação, gerando ganhos ao negócio e aos envolvidos. Para quem tem dúvidas a respeito, inclusive existem consultorias especializadas que podem ajudar a colocar tudo isso na prática. Vamos pensar sobre isso?

* Kelly Nunes, Administradora pela UFMT, MBA em Gestão Estratégica Avançada pela UFMS, Título de Coordenadora em Dinâmica dos Grupos pela SBDG, 23 anos de experiência em gestão empresarial, processos e planejamento estratégico e sócia proprietária da Nunes Brandão Consultoria Empresarial, krcnunes@terra.com.br.